Stellenausschreibung
Start: 01.05.2025 | Teilzeit

Office Manager:in (m/w/d)

Unser Team besteht aus 10 engagierten Frauen, die gemeinsam Projekte verwirklichen, Workshops organisieren und mit unseren Teilnehmerinnen arbeiten. Wir sind ein dynamisches, herzliches und motiviertes Team, das sich für Chancengleichheit und die Förderung von Frauen stark macht. Wir suchen dich als kommunikationsstarke Office Managerin ab 01.05.2025.

Deine Aufgaben:

• Assistenz der Geschäftsleitung
• Eigenständige Organisation und Administration des Büroalltags:
  Bearbeitung von Telefonanfragen und Koordination von Terminen
  (z. B. Coachingtermine zwischen Kundinnen und Berater:innen)
• Erstellung von Schriftstücken nach Vorlage
• Kontrolle eingehender Rechnungen und Führung der Barkasse
• Bestellungen von Büromaterial und allgemeiner Ablage
• Kontaktpflege mit externen Partnern und Dienstleistern
• Unterstützung bei statistischen Meldungen und Erhebungen
• Aufnahme und Dokumentation von Beschwerden
• Pflege und Befüllung des CRM-Systems:
  – Eingabe und Aktualisierung von Kundendaten
  – Sicherstellung der Datenqualität und Erstellung von Berichten
  – Unterstützung bei der Nutzung des CRM-Systems zur Optimierung der internen Abläufe
  – Vorbereitung und Nachbereitung von Workshops:
  – Verwaltung von Anmeldungen
  – Kontaktaufnahme mit Referent:innen
  – Aktualisierung und Aufbereitung von Kundenakten und Kontaktlisten
  – Führung von Terminlisten
  – Koordination von Workshops und Vor-Ort-Coachings inkl. Bereitstellung von Seminarunterlagen
  – Organisation von Zoom-Meetings

Was du mitbringen solltest:

• • Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation, Office-Management oder vergleichbare Qualifikation
  • Freundliches Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke
  • Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Erfahrung in der Organisation von Terminen und Veranstaltungen
  • Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und digitalen Tools (z. B. Zoom, Bookings etc.)
  • Affinität für digitale Prozesse und Bereitschaft, neue Tools zu erlernen
  • Zahlenverständnis und organisatorisches Geschick
  • Interesse an der beruflichen Förderung von Frauen

Was wir dir bieten:

• • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem Team, das sich für Empowerment und Chancengleichheit einsetzt
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten nach Absprache
  • Einarbeitung in Tools und Abläufe
  • Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse mitzugestalten.Du bist organisiert, kommunikationsstark und hast Freude daran, den Büroalltag effizient zu gestalten?Dann schicke uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail an:  Nadine.Stoz@social-business-women.com

  Bewerbungsschluss ist der 07.03.2025.